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Comment faciliter l’envoi et l’échange des documents ?

La période durant laquelle le confinement s’est imposé a intensifié le recours aux travaux à distance, ainsi que le développement des documents. Transférer et partager en ligne des documents, quels qu’ils soient, est à l’appui du télétravail. Expédier des pièces jointes via l’e-mail est l’exclusivité de tous. Pourtant, on se demande que faire si le message qu’on souhaite envoyer est de taille assez importante ? 

Processus de partage de document en interne

 Plusieurs entreprises emploient de multiples méthodes dans le cloud. Le cloud est un moyen permettant de partages des documents en externe comme en interne. Plusieurs logiciels de partage sont accessibles gratuitement. Quand-même, il y a ceux qui sont à abonner. Ces logiciels vous aident à transférer des fichiers ayant un volume important, soit au-delà de 10 Mo. Par exemple, Google Drive est un service de partage et de stockage de fichiers. Vous pouvez visualiser et modifier des fichiers de différents types, et puis de les cadrer à distance. Par des terminaux mobiles ou fixes, tout est possible. Vous pouvez établir un suivi de travail en utilisant Google Drive. De plus, vous pouvez y intervenir en temps réel sur les documents partagés. Vous avez des dispositifs de base et particulièrement d’Excel.

Comment faire des échanges de documents avec des clients ?

Vous avez plusieurs options pour mieux échanger des documents avec vos prospectes. Celle qui est classique consiste à émettre des documents papier à travers un courrier ou un fax. Une pratique chronophage et pouvant s’avérer très onéreuse si le document a un volume assez important. Sans compter les frais liés aux impressions. Conséquemment, la dématérialisation des documents résulte une simplification sûre dans les mécanismes. Soit vous effectuez un arrangement sous format PDF, soit vous expédiez vos documents sous format EDI. Les documents PDF peuvent s’échanger par e-mail. Vous pouvez autant recourir à un serveur FTP. Les envois de documents via EDI s’effectue en respectant la norme dite EDIFACT. Cette norme est décrite par l’ONU et a une sorte de garantie d’interopérabilité mondiale. 

Les plateformes We Transfert et Dropbox

Le We Transfert est une sorte de service vous permettant de transférer des documents valant jusqu’à 2 Go. Les documents téléchargés restent en ligne pendant deux semaines sous une version gratuite. Alors, pour expédier un fichier, vous devez d’abord sélectionner le fichier à transférer, puis insérez l’adresse mail du destinataire et enfin cliquez sur le volet « Transfert ». En retour, vous allez recevoir un message de confirmation dans votre boîte e-mail. Et autant, votre collaborateur va recevoir le sien mais avec un lien de téléchargement relatif. Ces processus s’effectue de la même manière avec Dropbox.

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